Archiviazione Documentale
La funzione di archiviazione documentale dei sistemi Soft Consulting consente di associare a qualsiasi anagrafica (clienti, contatti, fornitori, articoli e altro) un numero illimitato di documenti di qualsiasi tipologia, permettendo di organizzare in modo semplice ed efficiente l’ampio patrimonio documentale, sia elettronico che cartaceo, con cui ogni azienda si confronta quotidianamente.
Ad esempio, è possibile collegare tutti i contratti relativi a uno specifico cliente, riducendo significativamente la necessità di archiviazione cartacea e migliorando l’accessibilità delle informazioni.
L’associazione dei documenti può avvenire tramite diverse modalità: dalla selezione del singolo file fino al pratico e immediato drag & drop. Il sistema si occupa automaticamente di collegare il documento, arricchendolo con tutte le informazioni necessarie.
Inoltre, per ogni documento è possibile definire titolo, descrizione e note, elementi fondamentali per garantire ricerche rapide, precise e efficaci.
È inoltre possibile digitalizzare i documenti cartacei attraverso diverse modalità (bianco e nero, scala di grigi o a colori) con risoluzioni variabili da 75 a 4800 dpi. Il sistema provvede automaticamente ad associare i documenti acquisiti all’anagrafica selezionata, rendendoli immediatamente disponibili per la consultazione, sia in anteprima che in stampa.
Per alcune tipologie di documenti è disponibile anche la funzione di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), che consente di estrarre direttamente il testo e renderlo ricercabile e utilizzabile.
Ogni documento può essere aperto, modificato, stampato e consultato nelle sue proprietà principali direttamente dal sistema gestionale, garantendo un accesso rapido e completo alle informazioni.
L’interfaccia del modulo è completamente ridimensionabile: tutte le finestre e i controlli si adattano dinamicamente alla configurazione scelta, assicurando la massima flessibilità d’uso.
l modulo è strutturato per agire sia internamente nei sistemi Soft Consulting che, volendo, come modulo a sé stante esterno.
