Esempio I

Le provvigioni si inseriscono all'interno delle anagrafiche; prima, però, devono essere stati creati i subagenti (sempre all'interno dell'apposita tabella prevista nelle anagrafiche), con ID agente che va da 02 a 15 (gli agenti principali, quelli cioè che possono essere specificati direttamente nei documenti, possono essere creati con qualunque codice alfanumerico).

La logica di base che sottintende a tutto sta nel fatto che si presuppone che un'agenzia percepisca una provvigione (variabile o meno per sconti; collegata a clienti o articoli o altro; ma in questa sede tale cosa è irrilevante) dalla mandante e che contestualmente a questa l'agenzia giri una % dell'emolumento ad un certo numero di agenti (reali, promotori o fittizi è irrilevante). Il numero dei subagenti gestiti automaticamente dal programma è 15. Dato che il collegamento tra provvigione e agente è dato dal codice di quest'ultimo occorre creare i subagenti con codici che vanno da 02 a 15 in modo che il collegamento SubProvvigione<->SubAgente sia fatto automaticamente dal programma. Vi è, comunque, la possibilità di creare un agente (detto agente principale) con qualunque codice alfanumerico desiderato, dato che questo è l'unico che può essere eventualmente specificato nei documenti (in genere nella sezione Dati finanziari). All'agente "principale" viene associata per default la provvigione il cui codice è immesso nel campo "ID provvigioni - promotore" dell'anagrafica Provvigioni. In genere è o il capo dell'agenzia o il capo area di una zona o il responsabile di un certo tot di agenti.

La % percepita dall'agenzia dalla mandante è specificata nel campo "Aliquota provvigione standard, %" (e può variare con il variare degli sconti così come l'utente la definisce nella relativa anagrafica) della tabella Provvigioni. Collegate a questa vi sono fino a 15 subprovvigioni che, create con lo stesso criterio della provvigione principale, sono collegate alla provvigione principale (quella cioè che l'agenzia percepisce dalla mandante). Le 15 provvigioni collegate sono create normalmente (cioè come detto poc'anzi nello stesso modo in cui si crea la provvigione principale) ed una volta immesse, occorre collegarle alla rispettiva aliquota provvigionale principale: ciò avviene immettendo i relativi codici all'interno della provvigione principale nei vari campi "ID Provvigioni - promotore" a seconda se si desidera o meno girare una subprovvigione al subagente corrispondente (evidenziato dal numero 2...15).

Ad esempio: si vuole creare una provvigione con codice "BP10A" che prevede un'aliquota provvigionale standard del 10% in condizioni commerciali normali che (tanto per semplificare) diventa l'8% se si fa uno sconto oltre il 50%. La provvigione è riconosciuta dalla mandante chiamata BPT. Contestualmente a questa, si desidera anche riconoscere un 3% al capoarea (con codice agente "BPCAP") ed un 2% ciascuno ai 3 promotori (con codice agente "03", "05", "10") che gestiscono realmente la mandante sul territorio. Per la stessa provvigione riconosciuta dalla mandante, però, esiste la necessità per l'agenzia di avere un'aliquota provvigionale diversa (chiamamola "BP10B") per il capoarea (che magari prende il 2%) e altri subagenti per alcuni clienti particolari (per i quali i promotori sono i corrispondenti ai codici "04", "06" e "10") e prendono l'1%.

Quindi:
1 - Si creano gli agenti; il capoarea avrà codice, ad esempio, "BPCAP"; gli altri subagenti saranno invece creati con codici che vanno da 02 a 15 a seconda della loro numerosità;
2 - Nell'anagrafica delle provvigioni si crea una provvigione con codice "BP10A";
3 - Nella scheda anagrafica di questa si specifica:
     a) 10 nel campo "Aliquota provvigione standard, %"
     b) 50 nel campo "Se sconto(1), %"
     c) 8 nel campo "Aliquota provvigione(1), %"
4 - Si salva la provvigione
5 - Si crea la provvigione per i subagenti ed il capoarea; per i subagenti si farà la stessa cosa di quanto fatto per la provvigione principale con però valori provvigionali ovviamente diversi (si userà magari un codice del tipo "BP10S", si metterà 2 nel campo "Aliquota provvigione standard, %" e, tanto per fare un esempio se anche la provvigione del promotore cambia all'aumentare degli sconti, 50 nel campo "Se sconto(1), %" e 1 nel campo "Aliquota provvigione(1), %"); per il capoarea, idem, con valori appropriati (si userà magari un codice del tipo "BP10C", si metterà 3 nel campo "Aliquota provvigione standard, %" e, tanto per fare un esempio se anche la provvigione del promotore cambia all'aumentare degli sconti, 50 nel campo "Se sconto(1), %" e 1.5 nel campo "Aliquota provvigione(1), %");
6 - Si richiama la provvigione principale e in questa si andranno ad "agganciare" le subprovvigioni; nel nostro esempio si metteranno:
    a) il codice provvigione "BP10C" nel campo "ID Provvigione - promotore"
    b) il codice provvigione "BP10S" nei campi "ID Provvigione - promotore(3)", "ID Provvigione - promotore(5)", "ID Provvigione - promotore(10)"
7 - Si salva e la provvigione è stata completata.
8 - Si ripete la procedura per l'altra provvigione (quella sopra descritta con codice "BP10B") avendo l'accortezza di usare i giusti codici e aliquote provvigionali corrispondenti.

A questo punto tutte le volte che sarà usata la provvigione principale "BP10A" automaticamente saranno valorizzate le provvigioni dei promotori con codice "3", "5" e "10" e, se specificato nel documento, anche quelle dell'agente principale "BPCAP". Il motivo di questo è che l'agente principale potrebbe non percepire le provvigioni su tutti i documenti in cui si usa la provvigione "BP10A" e per questo lo si specifica se del caso. Ovviamente è sempre possibile collegare in automatico un agente principale ad un determinato cliente per ogni mandante, specificandolo nell'apposito campo delle Condizioni Commerciali clienti per ditte mandanti. In questo caso, comunque, è sempre possibile variarlo in sede di documento (idem per i codici provvigioni)

Se la provvigione del ns. esempio codice "BP10A" è quella che la mandante riconosce in genere sugli articoli basta metterla nell'apposito campo previsto in detta anagrafica; se invece è collegata (come nel caso della provvigione "BP10B") al cliente per mandante basta metterla nell'apposito campo previsto nelle Condizioni commerciali Clienti per ditte mandanti. Ovviamente vi sono anche altre possibilità elencate nel manuale.

Si ricorda, infine, che se la provvigione è specificata nel campo "ID Provvigione" dei dati finanziari dei documenti questa impedisce di specificare la provvigione per riga articolo; altrimenti, se quest'ultimo caso è quello che serve, basta non metterla nel campo dei dati finanziari e verrà automaticamente rilevata quella immessa negli articoli.

Per immettere i codici provvigioni velocemente negli articoli consigliamo di usare "Strumenti->Direct Access Smart" per il cui uso rimandiamo al manuale.

Le veline: è la finestra "fatturato cliente" all'interno della gestione rappresentanze. E' sufficiente inserire nel campo ID ordine il codice dell'ordine da agente che la finestra si completa in tutti i campi presi appunto dall'ordine stesso, recupera le provvigioni e subprovvigioni direttamente dal documento originario e indica tutte le subprovvigioni nell'apposita sezione "Provvigioni" presente nella finestra; se invece la state immettendo voi a mano occorre immettere i valori provvigionali direttamente nelle giuste caselle (basta appoggiare il mouse sopra i campi per vedere a quale subagente si riferiscono).

Esempio II

Per fruire delle nuove funzionalità relative alla gestione delle provvigioni dei 15 subagenti, occorre:

1) creare tanti subagenti quanti sono quelli che vi interessano, usando codici che vanno da 02 a 15 (es. 02, 03, 04, 05, ...); è importante usare lo zero prima del numero per quelli al di sotto del 10;

2) creare le provvigioni con relative sottoscale provvigionali come già conoscete (quanto eventualmente già immesso nei campi "Aliquota provvigione standard, %" e "ID Provvigione - promotore" resta valido e non occorre cambiarlo);

3) usare le aliquote provvigionali come già sapete (restando valido il fatto che specificando un eventuale agente in un documento state indicando al programma di associare le subprovvigioni calcolate nel campo "ID Provvigione - promotore" a quell'agente specifico - esattamente come era prima quando la subprovvigione possibile era soltanto una - );

4) quando fate una velina allora: se richiamate l'ordine/impegno da cui proviene il programma recu    pera le provvigioni e subprovvigioni direttamente dal documento originario e indica tutte le subprovvigioni nell'apposita sezione "Provvigioni" presente nella finestra; se invece la state immettendo voi a mano occorre immettere i valori provvigionali direttamente nelle giuste caselle;

5) quando si trasferiscono le provvigioni dai documenti originali all'archivio provvigioni, il programma effettuerà tante registrazioni di provvigioni per ogni documento per quanti sono i subagenti presenti per quel documento stesso; quindi per uno stesso documento si potranno trovare nell'archivio tante provvigioni quanti sono gli agenti usati per la(e) provvigione(i) specificata(e) nel documento da cui provengono; e ovviamente su queste si potranno fare tutte le modifiche che si desidera (identicamente a prima); se si specifica il codice di un agente durante questa fase il programma considererà soltanto i documenti in cui il codice specificato era stato immesso come ID Agente (in genere si trova nella sezione dati finanziari), ergo detto filtro NON opererà sugli eventuali subagenti specificati (i famosi con codice da "02" a "15"); gli importi dell'agenzia sono presenti nel registro provvigioni SOLTANTO nel primo record (com era in precedenza), mentre i record relativi alle subprovvigioni avranno detto campo uguale a zero (in quanto in questa sede non è per loro pertinente); l'organizzazione concettuale di questa gestione provvigionale risolve così la problematica di poter gestire, per un determinato documento: a) la provvigione riconosciuta dalla mandante all'agenzia (valore immesso nel campo "Aliquota provvigione standard, %" dell'anagrafica "Provvigione" con tutte le possibilità che già conoscete per le eventuali variazioni di aliquota al variare degli sconti); b) la sub-provvigione percepita dall'agente primario per quella stessa aliquota (codice provvigione immesso nel campo "ID Provvigione - promotore" ed usata quando nel documento si specifica il codice agente nella sezione "Dati finanziari" del documento medesimo); c) le ulteriori subprovvigioni (fino a 14 ulteriori) riconosciute in concomitanza con l'aliquota principale percepita dall'agenzia (con la possibilità di farle variare come la principale al variare degli sconti dato che quelle qui indicate sono codici di provvigioni che hanno a tutti gli effetti operativi la stessa funzionalità dell'aliquota principale). L'ID Agente specificato nei documenti può essere un qualunque codice (ed in genere NON è mai uno di quelli che vanno da "02" a "15");

6) quando si faranno gli e/c invece specificando un determinato Agente si avrà l'e/c delle sue provvigioni.

Facciamo un esempio di come creare un'aliquota provvigionale: se si mette all'interno delle provvigioni, nel campo "ID Provvigione - promotore (2)" il codice di una provvigione, questa sarà associata al codice agente "02" e così via per le altre; potete anche, dato che ovviamente non tutte le scale provvigionali sono uguali per le varie mandanti, lasciare vuoti dei campi in "ID Provvigione - promotore (xxx)" e quindi potrete anche specificare soltanto ID Provvigione - promotore (2), ID Provvigione - promotore (5) e ID Provvigione - promotore (12).

Ricordatevi, infine, che le provvigioni sono elaborate nel seguente ordine di priorità:
    1.se specificata per riga articolo
    2.se specificata in ordine,impegno,fattura (quindi anche se indicata in cliente dato che la prende di default da questo)
    3.se specificata nell'anagrafica articolo
    4.se specificata nell'anagrafica gruppo
    5.se specificata nell'anagrafica agente
    6.se specificata nell'anagrafica fornitore
    7.se in nessuno dei precedenti allora non esiste e quindi provvigione = 0%

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