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Newsletter di Giugno 2009 |
Le risposte ai
quesiti più frequenti riguardo l'uso del CRM
tramite i sistemi gestionali Soft Consulting |
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Creazione ed
invio delle newsletter |
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Posso
inviare informazioni e/o promozioni aziendali?
Si, creando una newsletter: se hai l’apposito modulo lo
trovi in ‘Strumenti-> eNews’ |
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In
che formato sono le newsletter?
Sia formato testuale che HTML: basta scegliere quello
desiderato e se lo desideri puoi anche scegliere tra vari
template grafici già pronti ed in cui devi solo mettere il
contenuto |
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A chi
posso inviare le newsletter?
A vari nominativi che hai presente nel tuo database:
clienti, contatti, fornitori, organigrammi ed anche ad altri
indirizzi email che puoi crearti separatamente con la
massima flessibilità |
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Come
si crea una lista di indirizzi email per l’invio delle
newsletter?
Puoi crearti varie tipologie di WebList a seconda delle
newsletter che vuoi inviare: dalle Anagrafiche, nella
sezione ‘Web’ trovi l’archivio della WebList dove inserisci
le varie tipologie di lista (per esempio quella dedicata a
informazioni commerciali, un’altra per inviare segnalazioni
ad uso interno) poi tramite l’archivio WebMailing le associ
agli indirizzi mail desiderati |
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Posso
inviare news a determinate categorie di
clienti; fornitori; contatti; organigrammi?
Certo! Imposta il filtro della categoria desiderata nella
finestra dell’eNews e via! Addirittura hai anche la
possibilità di impostare altri molteplici filtri per CAP,
zona, oppure impostando anche una clausola SQL |
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Posso
inviarle anche internamente ai vari operatori dell’azienda?
Certo! Non solo agli operatori, ma anche agli agenti |
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Posso
aggiungere degli allegati all’eNews che invio?
Certo! Esiste un campo apposito nella finestra dell’eNews
dove inserire il percorso di eventuali allegati |
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Posso
personalizzare il testo della newsletter, per esempio
inserendo i nominativi
in automatico?
Si, utilizzando le così dette ‘macro’ o ‘tag’ per esempio se
all’interno della lettera esiste un codice @Società il
sistema automaticamente sostituirà al posto di questa
‘macro’ il nome della società dell’archivio selezionato! E
di ‘macro’ ne esistono tante! Il tutto senza alcun
intervento umano |
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Vorrei mandare la newsletter anche ad altri indirizzi mail
che ho memorizzato nell’organigramma all’interno della
rubrica del cliente o di un contatto, è possibile?
Certo! Oltre all’archivio del destinatario selezionato basta
attivare anche la voce ‘Organigramma’ |
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Non
ho un programma di posta elettronica nel mio PC, posso
inviare le newsletter?
Si! Si imposta il Server SMTP che trovi in ‘File ->
Imposta’… Basta immettere in questa finestra i parametri
necessari per usare il server (gli stessi che usi quando
configuri l’account nel client di posta elettronica). Se si
attiva ‘usa invio diretto tramite SMTP’ tutte le mail del
sistema saranno inviate direttamente senza utilizzare il
client di posta presente nel computer |
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Per
ogni email inviata automaticamente il mio programma di posta
mi chiede sempre la conferma per ognuna, come si può
evitare?
Puoi utilizzare appunto l’invio diretta tramite SMTP, oppure
scaricare uno dei programmi ad hoc per questo, per esempio
uno di questi si chiama ‘ClickYes’: basta scaricarlo e
installarlo nel proprio PC. |
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Posso
memorizzare tutte le newsletter che mando?
Si, puoi utilizzare ‘Supporto & Novità’ dal menu ‘Gestione
-> CRM -> Rapporto con la clientela’ , in pratica qui
archivi tutte le tue newsletter e anche volendo risposte
alle problematiche più comuni che ti vengono sottoposte; il
tutto lo puoi catalogare con un ‘Titolo, ‘Argomento’,
‘Note’, ‘Categoria’ ecc. Inoltre il sistema tiene traccia
automaticamente di tutte le email inviate per poter rivedere
un domani la cronologia degli invii eseguiti |
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Gestione ed
invio degli SMS |
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Dal
gestionale posso inviare o ricevere SMS?
Certo, usando il modulo aggiuntivo Soft Consulting SMS
Messenger |
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Posso
usare il modulo SMS Messenger anche per far eseguire al
sistema
azioni predeterminate?
Certo! Se ad esempio sei da un cliente e vuoi sapere quando
deve pagare alla tua azienda, basta mandare un SMS con
scritto SALDOCLI e il codice del cliente ed il sistema
automaticamente ti manda un SMS con tutti i dati! Ci sono
molte azioni predefinite, ma il bello è che puoi scegliere
tu di aggiungere nuove azioni o modificare in toto le
esistenti! |
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A chi
posso inviare gli SMS dal gestionale?
Anche in questo caso a varie tipologie di destinatari:
Contatti, Clienti, Fornitori, Operatori ecc oppure numeri di
cellulare che scegliamo al momento. Possiamo anche impostare
una conferma di avvenuto invio tramite messaggio email |
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È
possibile inviare SMS o email in modo pianificato dal
gestionale?
Certo, per questo si utilizza la funzione ‘Alerts – Avvisi’
che trovi nel menu ‘Generale’, qui puoi impostare
‘un’azione’ e pianificarla: sarà eseguita secondo i criteri
impostati |
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Se
volessi inviare SMS di auguri dal gestionale?
Negli Alerts abbiamo implementato anche questa funzione! Tra
le azioni pianificate ve ne è una apposita che si chiama 'Birthday
greeting': effettua automaticamente l'invio di SMS di auguri
nella data del compleanno indicata nei clienti e nei
contatti attivi. Ovviamente bisogna che sia installato anche
il sistema SMS Messenger |
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Integrazione
con Microsoft Outlook |
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Vorrei sincronizzare i contatti di Outlook nel gestionale o
viceversa, è possibile?
Si, tramite le procedure apposite di importazione dati che
trovi in ‘File -> Importa/Esporta -> Anagrafiche -> Archivio
contatti di MS Outlook’ |
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Una
volta importati i contatti li posso importare
successivamente le prossime volte?
Si, quelli esistenti saranno aggiornati e quelli nuovi
aggiunti! |
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Gestione per
gli Operatori |
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Gli
operatori del gestionale possono comunicare tra loro tramite
il gestionale stesso?
Con Enterprise Energy nessun problema! Con gli ‘Instant
Message’ o IM che trovi nel menu ‘File -> Invia Messaggio IM’,
si seleziona il destinatario e il messaggio da inviare. E’
uno strumento utile, veloce e veramente simpatico. |
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Si
può gestire per noi operatori un calendario degli
appuntamenti?
Certo, nel menu ‘Generale’ si trova il calendario dove ogni
operatore abilitato può inserire i propri appuntamenti che
possono essere condivisi anche con gli altri operatori, in
modo che il tutto sia sempre a disposizione per essere
consultato. |
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E’
possibile avvertire un operatore automaticamente di un
appuntamento?
Certo, l’appuntamento inserito nel calendario può essere
inviato per email, SMS o tramite un avviso cioè arriva un IM
all’operatore stesso |
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Gli
interventi ai Clienti |
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Posso
gestire gli interventi che l’azienda ha con i propri
clienti?
Si, con il modulo apposito che trovi in ‘Gestione ->
Relazioni esterne – CRM’ |
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Posso
seguire le varie fasi di intervento?
Si, nelle Relazioni Esterne - CRM puoi gestire in toto
l’intervento inserendo l’operatore o più operatori che lo
gestiscono, il Cliente o Contatto, la causale di intervento,
una descrizione dettagliata e tantissime altre informazioni
utili anche ai fini amministrativi (fatturazione
dell’intervento, ecc) |
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Posso
consegnare al cliente il rapporto di intervento?
Certo, basta stampare lo/gli intervento/i desiderato/i |
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Posso
avere un registro completo degli interventi fatti?
Si, come per tutti gli altri documenti anche gli interventi
hanno vari tipi di registri da consultare |
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Posso
allegare documenti agli interventi?
Si, c’è il campo apposito ‘Allegati’ |
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Dall’intervento posso inserire direttamente l’appuntamento
sul calendario?
Si! basta cliccare sul pulsante apposito ‘Inserisci
appuntamento nel calendario’, puoi decidere anche se
inserirlo in Outlook oppure in entrambi |
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Posso
copiare un intervento uguale per più clienti?
Ed avere direttamente nell’intervento alcuni articoli da
fatturare ?
Certo, basta cliccare il tasto ‘copia’ e scegliere quante
copie farne! E sì anche alla possibilità di mettere più
articoli con quantità e prezzi unitari netti così da
velocizzare il tutto! Ma ricordati che puoi sempre fare ddt
e questi saranno automaticamente inseriti nella fatturazione
riepilogativa con i relativi interventi di assistenza |
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Posso
mandare una conferma di intervento al cliente?
Certo, esiste un modulo apposito che si trova in ‘Gestione
-> Relazioni esterne – CRM’ |
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La gestione dei
Contratti |
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Ho
stipulato dei contratti di assistenza/manutenzione con i
clienti:
li posso gestire all’interno del gestionale?
Come no! Esiste un modulo ad hoc che puoi trovare in
‘Gestione -> Relazioni esterne – CRM’nel quale si puo’
inserire tantissime informazioni riguardanti il contratto e
poi legarlo ai vari clienti; il tutto poi è anche gestibile
a livello amministrativo: si possono emettere fatture per il
rinnovo degli stessi anche automaticamente! |
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Posso
avere una stampa o consultare i contratti in scadenza?
Certo, il modulo ti permette di visualizzare tutti i
contratti in scadenza di un determinato periodo tramite la
consultazione dei registri; inoltre ogni contratto è
stampabile e reca tutti i dati salienti dello stesso. |
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La
scadenza del contratto si rinnova automaticamente?
Sì se lo hai così configurato altrimenti scade! E se si
rinnova automaticamente e si esegue la Fatturazione
Periodica dei contratti basta lasciare attivo il flag su
‘Aggiorna la data di scadenza dei contratti qualora siano
rinnovabili automaticamente..’ e questi ritornano
rinnovabili e quindi rifatturabili alla prossima scadenza |
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Richieste varie |
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Posso
gestire le spese sostenute dai miei dipendenti?
Certo, come spesso accade proprio queste spesso e volentieri
sfuggono al controllo! Trovate la gestione apposita in
Gestione -> Relazione Esterne – CRM-> Nota spese. Facile e
immediato da usare, semplice da compilare! |
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Vorrei gestire più dettagliatamente le anagrafiche dei miei
contatti e clienti..
Puoi utilizzare le anagrafiche apposite che trovi
nell’archivio ‘Profilatura’: sia sui clienti che sui
contatti puoi aggiungere molteplici dati che descrivono più
approfonditamente il soggetto: dal tipo di azienda alla
clientela, ai prodotti trattati e tanto altro. |
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E
questi dati si possono stampare?
Si, esistono i registri dal ‘Rapporto clientela’ alcuni
specifici per la ‘Profilatura’! |
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Posso
accedere alla Profilatura solo consultando le anagrafiche?
No, la ‘Profilatura’ la trovi anche consultando la ‘Rubrica’ |
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La
Rubrica riporta i dati salienti dei nominativi?
Questo e tanto altro: nella ‘Rubrica’ hai tantissime
funzioni oltre alla Profilatura, da qui puoi trasferire i
dati in Microsoft Outlook, puoi inviare un fax al nominativo
selezionato, consultare i rapporti intercorsi, organizzare
Meeting e tanto altro. |
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